مقدمه :
بي شک در شرايط دنياي رقابتي امروز ، مديران توانا موثرترين عامل در افزايش بهره وري و پويائي هر موسسه مي باشند چرا که موسسه اي در پيشي گرفتن از رقبا موفق تر است که بتواند براي حل مشکلات خود تصميماتي صحيح و بموقع اتخاذ نمايد و اين وظيفه سنگين بر دوش مديران آن خواهد بود . اما در اينجا چند سئوال مطرح مي شود :
سوال اول : آيا در دنياي امروز که بعبارتي دنياي اطلاعات ناميده مي شود ، يک مدير توانمند با تمام دانش خود بدون وجود اطلاعات مورد نياز ، مي تواند در ارائه تصميمات درست و بموقع موفق باشد ؟
سوال دوم : تفاوت منابع مصرف شده جهت جمع آوري ، طبقه بندي و تلخيص اين اطلاعات بنحوي که مديران بتوانند با تکيه بر آن تصميم گيري نماييد ، در دو حالت وجود ابزارهائي از قبيل کامپيوتر و نرم افزارهاي مناسب اطلاعاتي و عدم وجود آنها ، به مقياس پول چقدر خواهد بود ؟
سوال سوم : تفاوت ضريب اطمينان به اطلاعات گردآوري شده توسط سيستم هاي دستي در مقايسه با اطلاعات ارائه شده توسط سيستم هاي کامپيوتري چقدر مي باشد ؟
با اندکي تفکر ، به اهميت نقش نرم افزارهاي اطلاعاتي بعنوان ابزاري موثر در تصميم گيري مديران و نهايتاٌ پويائي موسسه پي خواهيم برد .
در اين راستا شرکت آسا سيستم اسپادانا با استفاده از دانش و تجربيات کارشناسان خود اقدام به تهيه نرم افزارهاي اطلاعاتي جهت استفاده مديران توانمند موسسات نموده است که نرم افزار حسابداري مالي موجود يکي از آنهاست . اين نرم افزار تحت محيط ويندوز طراحي و داراي قابليتهاي فراواني مي باشد که در ادامه به معرفي ويژگيهاي آن مي پردازيم .
کشوي اول : اطلاعات پايه
در اين کشو مي توانيد از امکانات مختلفي جهت طراحي ساختار سيستم بشرح ذيل استفاده نماييد :
- امکان طبقه بندي و کدينگ حسابها تا 6 سطح
- تعريف مشخصات حسابها و تعيين ماهيت آنها به سه شکل بدهکار ، بستانکار و آزاد
- امکان تعريف حسابهاي تفضيلي به شکل گروهي و اضافه نمودن سريع آنها به حسابهاي کل يا معين
- تعيين نوع حسابها به لحاظ موقت يا دائم بودن آنها
- امکان طبقه بندي و کدينگ اقلام ترازنامه به سليقه کاربران و کاملاٌ پارامتريک
- امکان طبقه بندي و کدينگ اقلام صورتحساب سود و زيان به سليقه کاربران و کاملاٌ پارامتريک
- تطبيق اقلام ترازنامه و صورتحساب سود و زيان با کدينگ حساب ها
- تنظيم روابط بين اقلام تعريف شده در صورتحساب سود و زيان
کشوي دوم : اسناد حسابداري
در اين کشو مي توانيد از امکانات ذيل استفاده نمائيد :
- ثبت پيش نويس اسناد حسابداري
- ثبت اسناد موقت حسابداري
- انتقال اسناد موقت به اسناد كنترل شده
- تبديل اسناد كنترل شده به اسناد قطعي
- نمايش كليه اسناد حسابداري
کشوي سوم : عمليات خزانه داري
در اين کشو مي توانيد از امکانات ذيل استفاده نمائيد :
- ثبت دريافت ها و پرداخت هاي صندوق
- ثبت وجوه واريزي به حسابهاي بانکي
- ثبت مخارج تنخواه گردان ها
- ثبت وجوه برداشتي از حسابهاي بانکي
- ثبت مشخصات اسناد دريافتني
- ثبت عمليات انجام شده بر روي اسناد دريافتني اعم از وصول ، واگذاري ، خرج و برگشت آنها
- ثبت مشخصات اسناد پرداختني
- ثبت عمليات انجام شده بر روي اسناد پرداختني
- ثبت مشخصات اسناد تضميني موسسه نزد ديگران
- ثبت مشخصات اسناد تضميني ديگران نزد موسسه
- ثبت مشخصات اسناد تضميني عودت شده موسسه نزد ديگران
- ثبت مشخصات اسناد تضميني عودت شده ديگران از سوي موسسه
کشوي چهارم : گزارشات خزانه داري
در اين کشو مي توانيد از گزارشات مختلف دريافت و پرداخت بشرح ذيل استفاده نمائيد :
- گزارش روزانه موجودي صندوق
- گزارش دريافت و پرداخت هــاي صندوق در دوره هاي مختلف
- گزارش موجودي هر حساب بانکي به صورت مجزا
- ليست کليه اسناد دريافتني موسسه
- گزارش عملکرد تنخواه گردان ها
- ليست اسنـاد دريافتني درجريان وصول
- ليست اسناد دريافتني وصول شده
- ليست اسناد دريافتني خرج شده
- ليست اسناد دريافتني برگشت شده
- دفتر اسناد دريافتني
- گزارش گردش اسناد دريافتني
- ليست کليه اسناد پرداختني
- ليست اسناد پرداختني درجريان وصول
- ليست اسناد پرداختني پاس شده
- ليست اسناد پرداختني برگشت شده
- دفتر اسناد پرداختني
- گزارش گردش اسناد پرداختني
- وضعيت چك هاي يك دسته چك
- تراز مطالبات و بدهي هاي اسنادي موسسه
- گزارش گردش دريافت و پرداخت ها
- ليست اسناد تضميني موسسه نزد ديگران
- ليست اسناد تضميني عودت شده به موسسه
- ليست اسناد تضميني در جريان موسسه نزد ديگران
- ليست اسناد تضميني ديگران نزد موسسه
- ليست اسناد تضميني عودت شده به ديگران
- ليست اسناد تضميني در جريان ديگران نزد موسسه
کشوي پنجم : گزارشات مالي
در اين كشو مي توانيد از گزارشات مالي سيستم در جهت نيل به اهداف موسسه ، بشرح ذيل استفاده نمائيد :
- ليست مشخصات حساب ها
- ليست اسناد حسابداري
- دفتر روزنامه
- دفتر روزنامه تجميعي
- دفتر حساب هاي کل
- دفتر حسابهاي معين و ساير سطوح پايين تر
- دفتر معين تلفيقي
- تراز آزمايشي چهار ستوني تلفيقي
- تراز آزمايشي شش ستوني تلفيقي
- تراز آزمايشي هشت ستوني تلفيقي
- تراز آزمايشي ده ستوني تلفيقي
- گزارش گردش حساب ها
- گزارش گردش حساب هاي معين
- گزارش گردش حساب ها تفضيلي
- گزارش گردش حساب هاي مشابه
- گزارش حسابهاي داراي مانده يا گردش مغاير با ماهيت
- گزارش خلاصه سود و زيان عملکرد يک دوره
کشوي ششم : نمودارها
در اين کشو با ارائه نمودارهاي متنوع اين امکان براي مديران ايجاد گرديده که با سرعت بيشتري به بررسي ، تجزيه و تحليل و کنترل اطلاعات مالي موسسه پرداخته و فاصله ميان ارائه اطلاعات و تصميم گيري را تا حد قابل توجهي کاهش دهند . عمده اين نمودارها عبارتند از :
- نمودار مقايسه عملکرد يک حساب در بازه هاي زماني مختلف
- نمودار مقايسه تراز مطالبات و بدهي هاي اسنادي در جريان که امکان مقايسه اسناد دريافتني وصول نشده موسسه را با اسناد پرداختني سررسيد نشده موسسه در بازه هاي زماني مختلف ميسر مي سازد .
- نمودار مقايسه تغييرات سود و زيان موسسه به صورت تجميعي در بازه هاي زماني مختلف
- نمودار مقايسه تغييرات تراز آزمايشي در بازه هاي زماني مختلف
کشوي هفتم : صورتهاي مالي
همانطورکه مي دانيد صورتهاي مالي علاوه بر يک ابزار مهم در دست مديران جهت بررسي ، تجزيه و تحليل و کنترل فعاليت هاي مالي موسسه ، همواره بعنوان يک شاخص تصميم گيري در خصوص اعطاي تسهيلات و اعتبارات مالي از سوي بانک ها و يا سرمايه گذاري افراد خارج از موسسه تلقي مي گردد . با استفاده از کشوي صورتهاي مالي اين امکان ايجاد مي شود که در کوتاه ترين زمان ممکن گزارشات فوق تنظيم و جهت بررسي و تجزيه و تحليل در اختيار مديران و ساير افراد ذيصلاح قرار گيرد . امكانات اين كشو عبارتست از :
- صورتحساب سود و زيان به همراه يادداشت هاي مربوطه
- ترازنامه به همراه يادداشت هاي مربوطه
- مقايسه صورتحساب سود و زيان موسسه در دوره هاي مختلف
- مقايسه اقلام ترازنامه در تاريخ هاي مختلف
- نمايش خالص تغييرات دو ترازنامه جهت استفاده در صورت حساب گردش وجوه نقد موسسه
کشوي هشتم : امکانات
در اين کشو مي توانيد از امکانات ذيل استفاده نماييد :
- جستجوي پويا بر اساس پارامترهاي حائز اهميت در اسناد حسابداري
- صدور سند بستن حساب هاي موقت توسط سيستم
- صدور سند اختتاميه توسط سيستم
- صدور سند افتتاحيه توسط سيستم با توجه به سند اختتاميه سال مالي قبل
- پشتيباني اطلاعات سيستم بر روي درايو مورد نظر کاربر
- بازيابي اطلاعات از روي درايو مورد نظر کاربر
- فراخواني و نمايش اطلاعاتي که قبلا ذخيره شده اند بدون تغيير در اطلاعات جاري سيستم
- فراخواني و نمايش اطلاعات قبلي و صدور پيش نويس سند براي اطلاعات جاري سيستم از روي اسناد آن
- محاسبه کارمزد وام ها و اسکنت چک ها
- استفاده از ماشين حساب
- تعريف سال مالي جديد و انتقال پرونده حسابها ، اسناد دريافتني در جريان ، اسناد پرداختني در جريان ، اسناد تضميني درجريان موسسه نزد ديگران و اسناد تضميني در جريان ديگران نزد موسسه به سال مالي جديد
- تغيير سال مالي سيستم و استفاده از اطلاعات سال هاي مالي قبل
- امکان تنظيم سليقه اي برخي از امکانات سيستم
ساير ويژگيهاي سيستم :
- پردازش لحظه اي کليه اطلاعات ورودي در قالب گزارشات
- تبديل اطلاعات كليه گزارشات به فرمت Excel
- طبقه بندي اسناد بر اساس زير سيستم صادر کننده آن به عنوان مثال سند انبار ، سند حقوق ، سند فروش و...
- امکان ثبت اسناد در تاريخ هاي مختلف و مرتب شدن آنها بر اساس تاريخ توسط سيستم
- امکان ثبت اسناد به صورت موقت و پيش نويس و قطعي نمودن آنها پس از کنترل نهائي
- امکان ايجاد حسابهاي جديد به هنگام ثبت اسناد حسابداري
- تعريف کاربران متعدد با سطوح دسترسي مشخص و تعيين شده توسط مدير سيستم
- انتساب هر يک از اسناد به کاربر صادر کننده توسط سيستم و پيگيري تغييرات آنها در قالب يك آرشيو كامل
